Kegunaan Arsip

Kegunaan Arsip

Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu.

Secara umum nilai kegunaan suatu arsip dikemukakan oleh The Liang Gie (2009: 117) bahwa arsip atau warkat mempunyai enam (6) nilai keguanaan yang disingkat dengan istilah “ALFRED” yaitu:

A : Administrasi Value (nilai administrasi)
L : Legal Value (nilai hukum)
F : Fiscal Value (nilai Keuangan)
R : Research Value (nilai penelitian)
E : Education Value ( nilai pendidikan)
D : Documentary Value (nilai dokumentasi)

Senada dengan pendapat yang dikemukakan Milton Reitzfeld dikutip oleh The Liang Gie (2009: 117) ada 7 nilai dari suatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu:

a. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
b. Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)
c. Values for fiscal use ( nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
d. Values for policy use ( nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi)
e. Values for operating use ( nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi)
f. Values for historical use ( nilai-nilai untuk kegunaan sejarah )
g. Values for research use ( nilai-nilai untuk kegunaan penelitian)

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu warkat dapat hanya mempunyai satu nilai guna saja atau dapat juga mengandung semua nilai guna dan tidak semua warkat mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah suatu jangka waktu tertentu.

artikel lain :

Pengertian Arsip dan Kearsipan