Peranan Integrasi Sistem Informasi Dalam Perguruan Tinggi
Sistem informasi sendiri merupakan suatu teknologi yang digunakan untuk pengelolaan data dan mendukung pengoperasian sistem. Memiliki sistem informasi, layanan akademik dan pengolahan data yang baik menjadikan pelayanan kampus lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu, hal ini memungkinkan mahasiswa dapat memanfaatkan fasilitas ini secara maksimal.
Beberapa contoh integrasi sistem aplikasi perguruan tinggi antara lain sumber daya manusia, informasi akademik, keuangan, beasiswa dan alumni. Setiap sistem informasi mempunyai fungsi yang berbeda-beda dalam mengolah data. Misalnya informasi akademik dikaitkan dengan data perkuliahan mahasiswa.
Sementara itu, sistem keuangan juga mencakup KKN, biaya pendidikan dan biaya wisuda. Selain itu, sistem integrasi alumni berguna untuk menyimpan informasi alumni yang telah diwisuda. Setiap sistem biasanya dikembangkan sebagian oleh unit individu sebelum diintegrasikan.
Karena proses pengembangan dilakukan secara mandiri sesuai kebutuhan unit, hal ini mengakibatkan perbedaan format database. Faktanya, perbedaan ini juga berlaku pada unit pusat perguruan tinggi. Artinya data tersebut tidak dikelola dengan baik.
Mengapa Perguruan Tinggi Harus Mengintegrasikan Sistem Aplikasi
Sistem integrasi perangkat lunak yang baik sangat dibutuhkan pada perguruan tinggi agar tidak terjadi duplikasi data pada beberapa aplikasinya. Seringkali, masalah muncul ketika setiap bagian informasi tidak terintegrasi dengan benar. Akibatnya terjadi duplikasi data. Misalnya untuk sistem keuangan mahasiswa.
Mahasiswa yang belum melunasi biaya pendidikannya tidak diperkenankan menyelesaikan KRS. Namun dengan adanya duplikasi data, mahasiswa dapat mengisi KRS di sistem akademiknya. Kasus lainnya terjadi pada mahasiswa yang tidak memenuhi syarat SKS. Namun mereka dapat mendaftar sebagai anggota alumni di sistem. Meskipun hal ini seharusnya tidak mungkin terjadi.
Terlebih lagi, ada kasus dimana oknum mahasiswa memanipulasi data. Karena di beberapa universitas biasanya ada beberapa mahasiswa yang berusaha menghindari pembayaran uang kuliah. Namun mereka tetap bisa mengikuti ujian semester. Bisa dibayangkan betapa membingungkannya jika datanya tidak terintegrasi dengan baik. Terlihat bahwa integrasi sistem aplikasi sangat penting bagi perguruan tinggi. Sebab, ada ribuan data mahasiswa yang harus diolah setiap tahunnya.
Oleh karena itu pengelolaan data harus diperhatikan dengan matang. Ketika terjadi duplikasi data menyebabkan organisasi harus mengeluarkan banyak dana, tenaga, dan waktu karena data harus diperiksa berulang kali. Oleh karena itu, penggunaan sistem informasi diharapkan dapat mempermudah pekerjaan lembaga tersebut.
Setiap unit menggunakan banyak aplikasi, sehingga diperlukan integrasi data antar berbagai perangkat lunak. Dengan cara ini ada koneksi antara masing-masing sistem. Jadi perguruan tinggi bisa berbagi database secara bersamaan tanpa adanya duplikasi atau perbedaan data.
Sistem informasi yang terintegrasi kini mulai menjadi kebutuhan penting bagi perguruan tinggi agar dapat memberikan layanan yang berkualitas kepada seluruh civitas akademika. Dengan mengintegrasikan seluruh sistem informasi yang ada di kampus, maka dapat memberikan kemudahan lebih dalam pengelolaan dan penggunaan sistem informasi.
